A digitális dokumentumkezelés elengedhetetlen része a mai üzleti környezetnek. Habár az üzleti élet egyre inkább az elektronikus kommunikációra és dokumentumkezelésre épül, a papír mint adathordozó még mindig meghatározó szereppel bír. A papír alapú iratok digitalizálásával ezek a dokumentumok könnyedén integrálhatóvá válnak az üzleti folyamatokat támogató rendszerekbe, elősegítve a hatékonyabb munkavégzést és a rugalmasabb működést. A modern világban az elektronikus archiválás és dokumentumkezelés az üzleti folyamatok nélkülözhetetlen részét képezik.
Mit jelent a dokumentum digitalizálás?
A dokumentum digitalizálás vagy más néven szkennelés (angolosan scannelés) a papíralapú dokumentumok átalakítását jelenti digitális formátumokká, például PDF, Word, JPG vagy más elektronikus fájlformátumokba. Ez lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat elektronikus eszközökön tároljuk, kezeljük, és könnyen megosszuk másokkal.
A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei
A digitális dokumentumkezelésnek számos előnye van, amelyek segíthetnek vállalkozásának hatékonyabbá és produktívabbá tételében.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: hatékonyabb munkafolyamatok
A digitális dokumentumkezelés nagy mértékben növeli egy vállalkozás üzleti hatékonyságát. Az egyes munkafolyamatok gyorsabbá és átláthatóbbá válnak, ugyanakkor könnyebbé válik az ellenőrzés és a kontroll.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: rugalmas és biztonságos hozzáférhetőség
A digitális dokumentumok elérhetősége földrajzi és időbeli korlát nélkül bárki számára könnyedén biztosítható, ami növeli a vállalkozás versenyképességét. Ugyanakkor a hozzáférés a vállalkozás jogosultsági rendszerének megfelelően korlátozható is, ezzel biztosítva, hogy a megfelelő személyek a megfelelő dokumentumokhoz férjenek hozzá.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: hosszú távú biztonságos megőrzés
A megfelelő számítástechnikai hardver eszközök biztosításával a digitális dokumentumok rendkívül hosszú távon megőrizhetők. Szükség esetén a digitális állományokról biztonsági másolat készíthető, amivel az adatvesztés kockázata jelentős mértékben csökkenthető.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: gyors kereshetőség
A digitális dokumentumok a papír alapú, irattárban tárolt dokumentumokhoz képest sokkal gyorsabban és pontosabban kereshetők, ezáltal biztosítva, hogy a szükséges információk mindig a kellő időben rendelkezésre álljanak.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: helymegtakarítás
A digitális dokumentumok nem foglalnak fizikai helyet, így ezek alkalmazása megszünteti a hagyományos papírdokumentumok tárolásának problémáját.
- A digitális dokumentumkezelés, szkennelés előnyei: hitelesség biztosítása
Igény esetén a digitális dokumentumok hitelessége elektronikus aláírással és időbélyegzéssel biztosítható, ami kizárja az utólagos manipuláció lehetőségét, és ma már a bírósági gyakorlat is elfogadja bizonyító erejű okiratként.
Hogyan valósítható meg a papíralapú dokumentumok digitalizálása?
A papíralapú dokumentumok digitalizálása szkenneléssel történik. Szkenneléshez olyan berendezéseket, úgynevezett szkennereket alkalmazunk, amelyek képesek a papíron lévő írott vagy nyomtatott információt digitális jelekké alakítani, és azt a számítógépes rendszerek felé a megfelelő formátumban átadni. Léteznek irodai és professzionális nagyteljesítményű szkennerek, de a mai modern multifunkciós fénymásoló berendezések is alkalmasak a dokumentumok szkennelésére. A szkennelés általában lapadagolós szkennerekkel történik, azonban vannak olyan típusú dokumentumok (pl. szakadt, gyűrött, nem bontható, stb.) amik csak síkágyas szkennerrel szkennelhetők.
Fontos azonban megjegyezni, hogy szkennelés előtt a dokumentumokból és dokumentumokról minden idegen (pl. tűzőkapcsot, iratkapcsot, jelölő cetlit, stb.) el kell távolítani, mivel ezek papírelakadást okozhatnak a szkennerben, sőt a szkenner berendezés tönkre is tehetik.
Mit érdemes digitalizálni és mit nem?
Ahogy az előzőekben leírtakból látható, hogy a dokumentum digitalizálás számos előnnyel jár, azonban meg kell jegyezni, hogy a digitalizálást is észszerűen és következetesen kell végezni. Ha ugyanis minden kezünkbe kerülő papírt digitalizálunk, olyanokat, amit egyébként papír alapon sem őriznénk meg, akkor előbb-utóbb egy „digitális szeméthegyet” állítunk elő, ami nemhogy növelné, de jelentős mértékben csökkenti a dokumentumkezelés hatékonyságát.
Digitalizálni elsősorban olyan dokumentumokat érdemes, amik aktívan részt vesznek az üzleti folyamatokban, illetve a hosszú távú megőrzésüket biztosítani kell. Ezeknek a dokumentumoknak a körét minden vállalkozásnak magának kell meghatároznia, de igény esetén cégünk ebben segítséget tud nyújtani.
A dokumentum digitalizálás költsége – szkennelés árak
Minden vállalkozásnál fontos kérdés a működési költségek alacsony szinten tartása. Nyilvánvalóan nincs ez másképp, amikor a vállalkozás dokumentumkezelése kerül fókuszba. olyan vállalkozás nincs, aki ne kezelne dokumentumokat, így végső soron ezt a kérdést senki nem tudja megkerülne. A modern korban a dokumentumok többsége már eleve digitális formátumban képződik, illetve így kerül továbbításra, de azért óhatatlanul még mindig találkozunk papír alapú dokumentumokkal is. A papír alapú dokumentumok digitalizálása egy nyilvánvaló igény, ami megoldható saját erőforrásokkal és külső erőforrások bevonásával is. Napi néhány üzleti dokumentum esetén a saját erőforrásokkal való megoldás a hatékonyabb, nagyobb mennyiség esetén azonban meggondolandó külső szolgáltató igénybevétele. Ugyanez a helyzet, ha egy adott időszak dokumentumait szeretnénk visszamenőleg digitalizálni. Mivel ez egy meghatározott időtartamú projekt, erre nem érdemes drága eszközökbe beruházni és képzett munkaerőt alkalmazni.
A dokumentum digitalizálás költségét, árát több tényező befolyásolja, ezek általánosságban az alábbiak:
- A dokumentumok mennyisége
- A dokumentumok minősége
- A dokumentumok mérete
- A dokumentumok színe
- A dokumentumok szeparáltsága
- A szkennelés felbontása
- Az előkészítő tevékenységek
- A visszarendezési tevékenységek
- A digitalizált állomány formátuma és struktúrája
- A visszakereséshez szükséges adatrögzítési feladatok
A fentiekből látható, hogy minden digitalizálási munka egyedi, így előzetes felmérés nélkül nem kalkulálható a digitalizálás, szkennelés ára.
Amennyiben tőlünk kér digitalizálási ajánlatot, szakértőink minden esetben egy pontos testreszabott ajánlatot készítenek Önnek, az Ön igényeinek maximális figyelembe vételével.
A Docutrend Kft. digitális dokumentumkezeléshez kapcsolódó szolgáltatásai
A Docutrend Kft. professzionális szakértői csapata megoldást tud nyújtani minden dokumentumkezelési problémára. Forduljon hozzánk bizalommal az alábbi szolgáltatások tekintetében:
- Dokumentumkezelés felmérése, átvilágítása
- Dokumentumkezelés korszerűsítési javaslatok
- Dokumentumkezeléshez kapcsolódó szabályzatok elkészítése
- Dokumentumkezelési tanácsadás
- Dokumentumkezelési folyamatok kialakítása, átszervezése
- Digitalizálással, elektronikus archiválással kapcsolatos tanácsadás
- Dokumentumok bérszkennelése
- Digitalizált dokumentumok hitelesítése
- Adatrögzítés
Amennyiben egy megbízható partnert keres a dokumentumkezelés, archiválás és digitalizálás területén, akkor keressen minket elérhetőségeinken, illetve kérjen tőlünk árajánlatot.>>