Az iratrendezés nem csak a munkahelyi produktivitás növelésének eszköze, hanem munkahelyi környezetünk rendjének és harmóniájának megőrzésében is kulcsfontosságú. Egy olyan munkahelyen, ahol a rend uralkodik és nem a káosz, ott a munkahelyi légkör sokkal kellemesebb, az egyes feladatok elvégzése soha nem okoz nehézséget, és minden munkatárs úgy érzi, hogy hasznos tevékenységet végez. Egy munkahely rendjének alapját képezi az adott tevékenység körében kezelt dokumentumok rendje, legyen szó akár fizikai akár elektronikus dokumentumokról. Ebben a cikkben adunk jó néhány iratrendezési ötletet, és bemutatjuk, hogyan válhat az iratok rendjének kialakítása és fenntartása a mindennapjaink részévé, megkönnyítve ezzel életünket és növelve a munkánk hatékonyságát.
Miért fontos, hogy az irataink, dokumentumaink rendezettek legyenek?
Az iratok rendezettsége közvetlen hatással van stresszszintünkre és azon képességünkre, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges információkat. Egy jól szervezett iratkezelési és irattárolás rendszer időt és energiát takarít meg, lehetővé téve számunkra, hogy a fontosabb feladatokra összpontosíthassunk. Nagyon sok esetben az iratok kezelésére és tárolásra nem fektetnek elég hangsúlyt, így az évek során felhalmozódó iratokban történő keresés nagyon nehézzé, szinte lehetetlenné válik. Jól ismert tény, hogy egy hatósági vizsgálat, rendőrségi vagy bírósági ügy során nem vagy késedelmesen előtalált iratok akár komoly pénzügyi vagy egyéb konzekvenciákat is vonhatnak maguk után, amit természetesen mindenki szeretne elkerülni. Jobb ma felkészülni a holnap eseményeire, mint utólagos tűzoltással kezelni a problémákat.
Iratrendezési ötletek 1: Hogyan kezdjünk hozzá az iratkezelési és irattárolási rend kialakításához?
A kezdeti lépés minden esetben az elhatározás, hogy rendet kívánunk teremteni és azt fenn is akarjuk tartani. Induló vállalkozásként érdemes már az elején kialakítani egy olyan iratkezelési és irattárolási rendszert, amely hosszú távon fenntartható és jól kiszolgálja a vállalkozás fő tevékenységét. Ha egy régebben működő vállalkozásnál már eluralkodott a káosz az iratkezelés területén, akkor mindenképpen célszerű egy átfogó iratrendezéssel és selejtezéssel kezdeni, majd ezt követően itt is kialakítani a hosszú távú igényeket kielégítő iratkezelési és irattárolási rendszert.
Iratrendezési ötletek 2: Hogyan hajtsuk végre az iratrendezést?
1. lépés: csoportosítás
Az iratrendezés első lépéseként fel kell állítanunk egy iratrendezési stratégiát. A fő tevékenységünktől függően csoportosítani kell az iratokat. A leggyakoribb csoportosítás az ügykör, ügyfél vagy témakör alapú csoportosítás, azon belül pedig általában időrendi csoportosítást szokás alkalmazni. A lényeg az, hogy az iratok csoportosítása olyan legyen, ami hatékonyan segíti a napi tevékenységünket.
2.lépés: selejtezés
Miközben az iratokat a nekünk megfelelő módon csoportosítjuk, kategorizáljuk, fontos odafigyelni rá, hogy a felesleges iratokat (nem odaillő iratokat, többszörös másolatokat, már feleslegessé vált jegyzeteket, stb.) eltávolítsuk. Ez egy nagyon fontos lépés, hiszen így jelentősen csökkenthetjük az irattároláshoz szükséges hely mennyiségét, és egyben növelhetjük a későbbi iratkeresések hatékonyságát.
3. lépés: irattárolás – címkézés
A számunkra szükséges iratokat a rendezés során irattartókban kell elhelyezni. Ez lehet mappa, műanyag vagy papír irattartó, illetve irattároló doboz. Az irattartókon mindig fel kell tűntetni, hogy milyen iratokat tartalmaz, illetve egyéb olyan információkat, amik a későbbi keresést segíthetik.
4. lépés: megőrzési idő feltüntetése
A későbbi selejtezés elősegítése érdekében célszerű feltűntetni az irattartókon az adott iratcsoport, iratkategória megőrzési idejét is. Amennyiben az adott cég, intézmény rendelkezik irattári tervvel, akkor abban az egyes irattípusokra vonatkozóan egyértelműen meg vannak határozva az iratmegőrzési idők. Ha ilyennel nem rendelkezünk, akkor az iratrendezés megkezdése előtt kell a megőrzési időket meghatároznunk az egyes iratfajtákra vonatkozóan. A megőrzési idők egyes iratfajták esetében jogszabályban meg vannak határozva, egyéb iratok esetében a cég ügyviteli tevékenységéhez kapcsolódóan belső szabályzatban kell meghatározni.
5. lépés: az irattartók tárolása, rendezése
Az irattartókat, irattároló dobozokat a iratrendezést követően irattároló szekrényekben vagy polcokon helyezzük el. nagyobb cégek, intézmények esetén az iratok tárolása külön irattároló helyiségben történik. Az irattároló szekrényeket, irattároló polcokat szintén célszerű címkékkel, feliratokkal ellátni, hogy a benne, illetve rajta lévő irattárolók mit tartalmaznak. Nagyobb irattárakban általában vonalkódos polc, doboz és irattároló azonosítási rendszert alkalmaznak, és külön számítógépes irattári nyilvántartó rendszerben tartják nyilván az irattári iratokat.
Iratrendezési ötletek 3: A rendezettség fenntartása
Az iratkezelési és irattárolási rend fenntartásához a legjobb megoldás, ha az adott cég, intézmény rendelkezik iratkezelési szabályzattal, amely teljes körűen szabályozza az iratkezelési és az iratmegőrzési rendjét, mind a hagyományos papír alapú dokumentumokra, mind pedig az elektronikus dokumentumokra vonatkozóan. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak betartása általában garancia az iratok körében a rendezettség fenntartására.
Amennyiben nem rendelkezik iratkezelési szabályzattal, akkor is célszerű az alábbiakat betartani a rendezettség fenntartásához:
- Az iratokat már a beérkezéskor, keletkezéskor vegyük nyilvántartásba és lehetőség szerint megfelelően kategorizálva (csoportosítva) fűzzük le.
- Az irattartókat már az első irat behelyezésekor lássuk el megfelelő címkékkel.
- Az iratokat ne tároljuk az asztalunkon, fiókunkban az ügyintézéshez szükséges időnél tovább. A lehető leghamarabb fűzzük le őket és lehetőség szerint helyezzük el irattárban.
- Az irattárban történő elhelyezéskor mindenképpen tűntessük fel a későbbi keresésekhez szükséges információkat az irattartókon, irattári dobozokon, szekrényeken, polcokon, illetve az irattári nyilvántartó rendszerben, amennyiben van.
- Az irattárban rendszeresen végezzünk selejtezést, hogy ne tároljunk felesleges, lejárt őrzési határidejű iratokat, és irattári helyet tudjunk felszabadítani az újabb iratok számára.
+1 ötlet: Szervezzük ki az iratrendezést és a selejtezést!
Az iratrendezés és a selejtezés végrehajtása sok esetben időigényes és szakmai hozzáértést igénylő feladat. Amennyiben a napi tevékenység mellett a munkatársak munkaidejébe ez a tevékenység nehezen illeszthető bele, illetve nem rendelkeznek kellő szakmai tapasztalattal, akkor célszerű ezt a tevékenységet szakcéggel elvégeztetni.
Amennyiben az Ön cége is szakmai segítséget venne igénybe, a Docutrend Kft. készséggel áll rendelkezésükre az alábbi iratkezelési feladatokban:
- Iratkezelés és irattárolás teljes körű szakmai átvilágítása
- Iratkezelési és irattárolási fejlesztések, javaslatok
- Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése
- Iratrendezés, selejtezés, iratmegsemmisítés
- Irattári nyilvántartó rendszer kialakítása
Iratrendezési ötletek - gyakori kérdések
Miért fontos az iratrendezés?
Az iratrendezés segít fenntartani a munkahelyi rendet és harmóniát, növeli a produktivitást, csökkenti a stresszt, és megkönnyíti a szükséges információk gyors megtalálását.
Hogyan kezdjünk hozzá az iratrendezéshez?
Kezdje az elhatározással, hogy rendet teremt, majd csoportosítsa az iratokat releváns kategóriák szerint, selejtezze a felesleges dokumentumokat, és alakítson ki egy fenntartható iratkezelési rendszert.
Milyen előnyei vannak az iratrendezésnek?
Az iratrendezés időt és energiát takarít meg, lehetővé téve, hogy a fontosabb feladatokra összpontosíthasson, csökkenti az információk keresésével töltött időt, és minimalizálja a stresszt.
Mit tegyünk a már nem szükséges iratokkal?
A nem szükséges iratokat selejtezni kell, megfelelően megsemmisítve azokat, amelyek már nem tartoznak a megőrzési kötelezettség körébe, ezzel is helyet és rendet teremtve.
Hogyan tároljuk az iratokat?
Az iratokat jól címkézett mappákban, irattartókban, vagy irattároló dobozokban kell tárolni, megjelölve a tartalmukat és megőrzési idejüket, hogy könnyen megtalálhatóak és elérhetőek legyenek.
Mi a teendő az elektronikus dokumentumokkal?
Elektronikus dokumentumok esetében is fontos a csoportosítás, címkézés és megfelelő tárolás, használjon megbízható digitális iratkezelő rendszert, amely támogatja a fájlok könnyű kategorizálását és keresését.
Hogyan tartható fenntartható az iratrendezési rendszer?
Rendszeres áttekintéssel, selejtezéssel és az iratkezelési szabályok következetes betartásával. Fontos, hogy minden új dokumentumot azonnal a megfelelő helyre rendezzenek, és rendszeresen ellenőrizzék az irattárat.
Mit tehetünk, ha túl sok az irat és kevés az időnk?
Fontolja meg szakértői segítség igénybe vételét az iratrendezéshez és selejtezéshez, vagy használjon fejlett iratkezelési szoftvereket, amelyek automatizálják és megkönnyítik ezeket a folyamatokat.